Gagner du temps dans la gestion de nos emails

Par le 30 janvier 2015

La finalité de notre fonction est rarement de répondre aux mails. Enoncé de cette manière, cela parait évident. Cependant, la gestion de la pléthore de mails qui arrivent chaque jour dans notre boîte aux lettres peut parfois prendre le pas sur nos missions essentielles. Pour être efficaces, nous avons intérêt à faire sentir à notre boite mail qui est le maître à bord ! Un peu comme nous dresserions un chien trop affectueux et joueur qui nous empêcherait de travailler. Pour dresser notre boîte mail, utilisons la méthode CAP, qui est à la fois un double acronyme et un formidable outil pour garder le cap sur nos missions essentielles.

1. Choisir notre rythme

Ce n’est pas à notre boîte mail de diriger le rythme de nos journées de travail. Lorsque l’arrivée d’un nouveau courriel est annoncée par une alerte sonore ou visuelle, comment rester concentrés sur le dossier important du moment ? La tentation est trop forte, nous jetons un œil – juste un petit coup d’œil ! – sur le message. Nous sommes presque déçus s’il s’agit d’un spam. Et nous sommes perturbés par les mails porteurs de mauvaises nouvelles ou de problèmes qu’il va nous falloir résoudre alors que nous n’arrivons déjà pas à avancer sur nos dossiers en cours.

La première mesure à prendre pour dresser notre boîte aux lettres est de choisir les séquences pendant lesquelles nous allons traiter nos mails. Le reste du temps, elle reste fermée. Une fréquence de deux à trois séquences par jour est généralement suffisante, avec, idéalement, une première « séquence CAP » de gestion des mails à 10h30 ou 11h le matin, pas avant. Bien sûr, selon le contexte, nous pouvons augmenter ce rythme, en prenant soin de préserver des périodes de concentration de 45 minutes environ. Après tout, lorsque nous sommes en réunion ou en rendez-vous, nos correspondants patientent un peu !

2. Analyser le contenu de la boîte de réception avant de répondre

Nous croyons gagner du temps en répondant à nos mails au fur et à mesure où nous les ouvrons. Cela peut être vrai lorsque le volume de mails est faible. Mais dès que la quantité dépasse une quinzaine ou une vingtaine de mails par jour – ou par « séquence CAP » – ce n’est pas la meilleure solution. Il est préférable d’avoir une vue d’ensemble du travail à effectuer pour décider de répondre en tenant compte de nos priorités.

Par ailleurs, notre cerveau est plus performant lorsqu’il se focalise sur un seul objectif à la fois. Trier et traiter sont deux objectifs différents. Nous serons plus rapides si nous dissocions les deux étapes.

Pour faciliter le traitement ultérieur, nous allons trier nos mails en trois catégories – c’est notre deuxième acronyme :

  • Classement

Attention à la boulimie, elle peut être très consommatrice de temps. Les mails à garder sont uniquement ceux qui concernent nos dossiers de fond et contiennent des informations importantes qui ne sont pas disponibles ailleurs. Combien de mails archivés ne sont jamais réutilisés ?

  • Action

Ce sont les mails qui impliquent directement une action ou une réponse de notre part. Nous y reviendrons dans la troisième étape.

  • Poubelle

Ne lésinons pas ! Jetons avec générosité les mails d’information dont nous avons pris connaissance rapidement en effectuant notre tri. Faisons confiance à notre mémoire. De toute façon, soyons réaliste, nous n’aurons pas le temps d’y revenir.

 3. Prioriser nos actions

Tous les mails ne sont pas égaux. Certains sont faciles à traiter – leur répondre prend moins de 2 minutes – d’autres exigent un temps plus long, des investigations, de la réflexion, du doigté. Dans la phase de tri, nous pouvons mettre un petit drapeau sur les mails de plus de 2 minutes – qui sont en fait nos mails les plus importants. Ou, si nous préférons, subdiviser le répertoire « Action » en deux sous-répertoires distincts : Action de moins de 2′ et Action de plus de 2′.

  • Traitement des mails de moins de 2′

Ces mails ne méritent pas que nous leur consacrions le meilleur de notre énergie. Choisissons les heures creuses pour y répondre. Ce peut être justement maintenant, pendant notre « séquence CAP » si nous l’avons positionnée en fin de matinée ou en début d’après-midi, ou encore le soir lorsque notre énergie décroît.

Ils ne méritent pas non plus que nous y passions plus de temps que nécessaire. Un bon moyen de nous stimuler est de nous donner un défi temps ! Par exemple, traiter 10 mails en moins de 15 minutes chrono !

  • Traitement des mails de plus de 2′

Beaucoup sont à planifier, parce que nous n’aurons ni le temps ni l’énergie de tous les traiter maintenant dans notre « séquence CAP ». Nous pouvons réserver un temps spécifique dans la journée pour les plus urgents. Nous répartirons les autres dans notre agenda en fonction de leur importance et du délai demandé par l’expéditeur, tout en tenant compte de nos propres priorités. Car il est toujours possible de négocier un délai ou l’amplitude du travail à remettre, en envoyant à notre interlocuteur un mail de moins de 2′ pour proposer un ajustement de notre contribution.

Pour renforcer l’efficacité de la méthode CAP, partageons-la : nos correspondants comprendront mieux pourquoi nous ne répondons plus à leurs mails au fil de l’eau. Ils respecteront mieux nos phases de concentration. C’est un beau cadeau à nous faire et à leur faire !

Formez-vous en 3H Chrono à gérer votre boîte mail

 

Pour aller plus loin :

Formation : Maîtrise du temps et gestion des priorités

Formation : Les bases de la gestion du temps

Formation : Anticiper pour agir face à la pression du quotidien

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Emmanuel PORTANERY Il y a 4 années

Voici une Belle idée, Pascale ! Les neurosciences confirment que la lecture de 100 emails le matin obligent le cerveau à prendre environ 400 décisions, et cela l’épuise pour la journée en terme de concentration, de créativité, de disponibilité mentale, et nous avons besoin de 2mn après la découverte de mails pour nous concentrer à nouveau, ce qui fait environ 2 semaines par an temps plein de perdue……Alors OUI, utilisons notre temps et notre intelligence pour améliorer tout cela !

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Claude Maïka Degrèse Il y a 4 années

Synchronicité? Je viens de vous envoyer un mail sur l’ART DU QUESTIONNEMENT, je me demande dans quel processus vous allez le lire…

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    Pascale Bélorgey

    Pascale Bélorgey Il y a 4 années

    Bonne question @Claude Maîka Degrèse !
    Les propositions de service sont traitées différemment selon qu’elles résonnent sur un projet concret actuel ou non. Dans le premier cas, une réponse rapide en moins de 2′ est envoyée pour proposer un rendez-vous téléphonique dans un premier temps. Dans le second cas, elles peuvent être archivées s’il y a un intérêt potentiel pour pouvoir être retrouvées le moment venu, le temps que l’idée fasse son chemin.

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FAGGIANELLI Il y a 4 années

bonjour,
je souhaiterai avoir des informations sur la formation relative à la gestion des mail.
je suios DRH dans un centre hospitalier et cette problèmatique concerne l’équipe de direction et nos assistantes.
pouvez-vous m’appeler au 04-90–03-92-85 ou m’adresser un programme complet?

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Vincent Il y a 4 années

Excellent je ne connaissais pas ce concept, c’est vraiment bien !
Comment on fait pour faire parti de l’équipe ?
😉

J’ai moi même fait un blog (non en fait 2 blog sur la gestion des mails) …
Je me retrouve assez bien dans votre contenu.
Après il y a des stratégies plus avancées évidemment…

Les vidéos sont sympa et claires ! Bravo !

Si la curiosité vous en dit mon blog c’est sur http://www.outlookgpsfastoche.fr

@ +
Vincent

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    Pascale Bélorgey

    Pascale Bélorgey Il y a 4 années

    Merci @Vincent. Je suis allée voir votre Blog, j’y ai trouvé des astuces très intéressantes concernant l’outil Outlook ainsi que des conseils d’ergonomie pour éviter le mal de dos et autres maux.
    Un très bon complément à cet article pour nos lecteurs !
    🙂

Pascale Bélorgey

Pascale Bélorgey Il y a 4 années

Merci @Emmanuel pour cet enrichissement neuroscientifique de mon article. Une excellente raison de plus ouvrir nos boites mail à 11h plutôt qu’à 9h !

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Bierent Il y a 4 années

.

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