La Gestion du temps en 2 temps 3 mouvements

Par le 4 novembre 2014

Lorsque nous sommes surchargés de travail, nous voudrions tout faire plus vite pour traiter le maximum de choses et écluser notre trop longue « ToDo List ». Lorsque tout s’accélère, le conseil le plus communément répandu est justement de ralentir. Et si les deux approches avaient leur place dans notre gestion du temps ?

La Gestion du temps en 2 temps 3 mouvements

Cartes du Mille Bornes.
Jeu inventé en 1954 par Edmond Dujardin.

Le temps de la vitesse

Travailler vite est possible, bien sûr. A condition de ne pas confondre vitesse et précipitation. La précipitation, engendrée par le stress, augmente le risque d’erreur. Il est probable alors que nous perdions plus de temps que nous comptions en gagner !

Premier mouvement rapide : la standardisation

La vitesse, au contraire, nécessite une grande maîtrise de l’action. Il s’agit d’enchaîner rapidement des gestes sûrs, bien ancrés dans nos muscles et dans nos habitudes cérébrales. A l’instar des urgentistes, qui agissent très rapidement sur le lieu d’un accident, parce qu’ils ont répété des milliers de fois les procédures efficaces. Leurs gestes ne sont pas précipités. Ils sont juste précis, soigneusement étudiés dans leurs enchaînements afin de gagner ce temps si précieux pour sauver des vies. Nous aussi pouvons repérer dans notre quotidien les tâches récurrentes qui peuvent être améliorées, standardisées, automatisées. Cela nous demandera un temps de réflexion, certes, mais il sera vite rentabilisé : car les actions récurrentes, mises bout à bout, finissent par représenter un budget temps non négligeable.

Deuxième mouvement rapide : le temps strictement limité

Une deuxième façon d’aller vite est de sélectionner les tâches que nous allons gérer dans un temps court strictement limité. Le principe est de relier nos tâches à la valeur ajoutée qu’elles représentent dans l’accomplissement de nos missions essentielles et des projets qui nous tiennent à cœur. Si leur importance est faible, alors nous pouvons décréter « qu’elles ne valent pas plus de tant de temps ». Une fois que nous avons posé cette contrainte, notre cerveau peut faire preuve de créativité pour réussir le challenge de la rapidité. En imaginant une façon de faire parfois radicalement différente de celle qu’il aurait mise en œuvre si nous n’avions pas fixé de limite. Par exemple, réduire le livrable à l’essentiel pour satisfaire le besoin sans faire de sur-qualité, chercher comment répondre au besoin d’une autre manière, trouver le même type de livrable « prêt à l’emploi » à l’extérieur, déléguer tout ou partie de la tâche. Cette contrainte par le temps est une bonne manière de lutter contre la tentation du perfectionnisme.

Troisième mouvement rapide : le renoncement

La dernière façon de gagner beaucoup de temps est de renoncer carrément à réaliser telle ou telle tâche. En se questionnant sur son impact réel au regard d’autres actions à plus forte valeur ajoutée. Nous réalisons parfois des tâches par habitude, sans remettre en question leur bienfondé. Faire le ménage régulièrement est sain pour notre gestion du temps.

Le temps de la lenteur

La lenteur consiste simplement à prendre notre temps, sans stress et sans culpabilité. En ayant conscience de l’enjeu qui justifie – voire nécessite ! – de prendre notre temps. Et en savourant la quiétude d’un changement de rythme dans notre emploi du temps surchargé.

Premier mouvement lent : le choix des priorités

C’est souvent ce temps d’analyse de nos priorités qui est mis en avant par les fervents prosélytes de la lenteur. En effet, à force de vouloir tout faire trop vite, nous risquons de privilégier les tâches rapides à effectuer, même si elles ne sont pas importantes, au détriment des actions importantes qui prennent plus de temps. L’exemple le plus caractéristique est la gestion de notre boîte mail : ne sommes-nous pas régulièrement tentés de répondre à quelques mails peu importants tout de suite, pour nous débarrasser de la chose ? Lorsque nous perdons la notion de l’essentiel, il devient urgent de faire une pause, de reprendre notre liste de tâches et de hiérarchiser nos priorités. En incluant nos priorités personnelles si nous avons tendance à négliger notre vie privée.

Deuxième mouvement lent : la maturation

Nos dossiers de fond, les tâches de réflexion et de création ont besoin de temps pour éclore et s’épanouir. Bâcler un travail de fond est une erreur stratégique pour notre gestion du temps. Car si nous ne prenons pas la bonne direction, c’est un temps colossal que nous risquons de perdre et faire perdre aux personnes impliquées avec nous dans nos projets. C’est aussi là qu’est notre plus grande valeur ajoutée, et notre plus grande fierté lorsque nous avons abouti. Cerise sur le gâteau, lorsque nous prenons le temps de réfléchir tranquillement aux sujets importants, c’est dans le processus créatif même que réside notre plus grand plaisir. Une belle source d’énergie à privilégier, de celles qui entretiennent notre motivation et nous rendent heureux.

Troisième mouvement lent : les relations

Nous travaillons rarement seuls. D’autres personnes sont tributaires de notre travail, et nous dépendons nous-mêmes du travail de différents collègues. Des utilisateurs seront impactés par ce que nous mettons en place, un commanditaire validera le résultat produit. Si nous ne prenons pas le temps de construire le dialogue en amont de notre travail, que peut-il se passer ? Notre livrable ne conviendra sans doute pas complètement aux attentes des personnes concernées au premier chef, et il nous faudra apporter les corrections nécessaires. La personne à qui nous avons confié une tâche nous remettra elle aussi un livrable approximatif, et nous devront attendre qu’elle l’ait modifié pour pouvoir avancer de notre côté.

Nous avons donc tout intérêt à échanger le plus tôt possible et régulièrement avec les personnes concernées par notre travail. Et qui sait ? Elles pourront avoir d’excellentes idées qui nous feront gagner un temps fou ! Nous pourrons alors retrouver le plaisir de perdre du temps ensemble, pour la beauté de la relation, tout simplement.

 Pour plus d’astuces, retrouvez la boîte à outils de la gestion du temps

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Colette Marrier Puricelli Il y a 4 années

Beau pied de nez à des idées préconçues, avec un processus de réflexion intéressant, pour un résultat certain.

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Maya Il y a 4 années

Bonjour ,

J’aime bien comment vous analysez les choses . Merci pour ce partage .
Je me permet de rajouter que si on arrive à créer guide qui explique exactement tout ce que nous faisons et comment « step-by-step »
C’est une des façons de déléguer rapidement à votre assistante, afin qu’elle effectue son travail de la façon dont vous souhaitez qu’elle le fasse.  » c’est comme si c’etait vous qui faisiez « .

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    Smart Il y a 3 années

    Oui!! T’as parfetement raison

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Smart Il y a 3 années

Je veux apprendre le temp de chaque enchainement

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Blank Il y a 2 années

Pas clair pour moi ce que vous appelez tâche de fond: importante? Reccurente? Opérationnel?
Merci
Pierre
Et tâche de forme 🙂

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