Remettre de l’énergie dans nos réunions récurrentes – astuce 2/3

Par le 9 septembre 2013

Nous connaissons tous ces réunions cycliques qui ont le même ordre du jour, se déroulent à une même date ou un même jour, au même endroit, animées par la même personne, où chacun se met à la même place et où il ne se passe… rien de neuf, ou pire, rien.

Alors que nous devrions échanger, parler, discuter, partager, bref, être ensemble, nous attendons notre tour et que cela finisse. Ces réunions dont un objectif implicite était l’échange et la cohésion, se réduisent à des réunions aux objectifs explicites d’information, certes, mais désincarnée.

Le bon sens nous dit qu’il est vain de faire toujours la même chose et de s’attendre à des résultats différents.  Alors quelles astuces pour casser la routine de ces réunions ?

Astuce n°2 : Compléter les attendus classiques par un attendu humain

Les participants sont supposés apporter au moins leur présence à la réunion, et parfois des informations, des résultats, … Mais que pourrait-on solliciter d’autre, qui nous touche plus, humainement parlant ? Qui pourrait d’abord créer un lien, des échanges, un peu de vie pour redonner une chaire à la réunion désincarnée.

–    une photo
du gros chantier en cours qui nous a posé tant de problème, du nouvel aménagement de l’espace, du panneau le plus rigolo du site, de la dernière super-machine installée, de la zone industrielle la plus sinistre où j’ai logé…

–    un témoignage, une histoire
quand des évènements ou des situations présentes rappellent des souvenirs, ou lorsqu’une expérience parait utile à partager, pourquoi ne pas le faire ?

–    une idée
originale ou pas d’ailleurs ; pour faire face à un problème ; pour améliorer quelque chose, même d’anodin (la position de la machine à café et de sa poubelle par exemple)…

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Retrouvez l’astuce 1 & 3 de notre expert :

Remettre de l’énergie dans nos réunions récurrentes grâce au changement

Remettre de l’énergie dans nos réunions récurrentes en changeant les rôles

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Peu importe. L’essentiel est la sincérité de la demande, son cadrage en termes de contenu, de tonalité, de durée, et de solliciter sans imposer : le partage ne se commande pas, il s’offre ; et commencer soi-même la série n’est pas une mauvaise idée si le contenu choisi parle d’eux.

Prévues dans l’ordre du jour et d’une durée cadrée, ces « brèves humaines» pourront donner de la chair à une réunion jusque-là mécanique, désincarnée.

Les fois où cela a marché : Témoignages(***)

 « Nos réunions hebdomadaires étaient devenues pesantes, mécaniques, désinvesties. Nous avions de l’information descendante, mais nous perdions de l’énergie à la supporter. Alors j’ai pris quelques photos pendant la semaine, et à la réunion suivante j’ai commencé par raconter, en projetant mes photos, ce qui m’avait le plus surpris quand j’étais arrivé dans l’entreprise, et ce que j’avais appris à leur contact. Je crois que j’ai démarré en disant : « j’ai envie de vous dire quelque chose », parce que c’est devenu une phrase rituelle lorsque quelqu’un intervient ; pas à chaque réunion, mais régulièrement nous avons des choses à nous dire. »

Et de temps en temps, inviter une personne extérieure au groupe de réunion, quelqu’un qui représente quelque chose pour le groupe et qui accepte de se prêter au jeu de la rencontre.
 « J’ai décidé d’inviter le responsable maintenance de la région voisine. C’est un ancien collègue, il a accepté. Mon équipe a pu confronter « ses malheurs » à une autre réalité ; cela a remis un peu de perspectives à nos réunions ; et puis ils ont voulu rendre la visite et nous avons organisé une rencontre entre les deux régions six mois plus tard. L’occasion de partager les expériences et d’en tirer du positif ! »

 

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*** Les paragraphes entre guillemets sont issus de mes carnets. Strictement il ne s’agit pas de citations, mais plutôt de retranscriptions de mes propres notes, prises à la volée au cours de différentes missions. C’est pour cela qu’ils restent anonymes.

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