Remettre de l’énergie dans nos réunions récurrentes – astuce 1/3

Par le 2 septembre 2013

Nous connaissons tous ces réunions cycliques qui ont le même ordre du jour, se déroulent à une même date ou un même jour, au même endroit, animées par la même personne, où chacun se met à la même place et où il ne se passe… rien de neuf, ou pire, rien.

Alors que nous devrions échanger, parler, discuter, partager, bref, être ensemble, nous attendons notre tour et que cela finisse. Ces réunions dont un objectif implicite est l’échange et la cohésion, se réduisent à des réunions aux objectifs explicites d’information, certes, mais désincarnée.

Aujourd’hui encombrantes, démotivantes, obligatoires, leur bonne raison d’être a disparu derrière le poids d’une sorte de « clonage » qui a finit par éteindre tout intérêt à notre présence.

Le bon sens nous dit qu’il est vain de faire toujours la même chose et de s’attendre à des résultats différents.  Il s’agit alors de mettre en place certaines des astuces pour casser la routine.

Astuce n°1 : Changer quelques choses !

Nous avons de bonnes raisons de ne rien changer ; la première est que le changement risque de changer des choses ! Et avant de réfléchir à de qui pourrait, si ce n’est changer radicalement – au moins varier, nous nous campons sur toutes les bonnes raisons qui font que cela n’est pas possible, ou difficile, ou que « ça ne passera pas ».

Pourtant, ça et là, dans de grandes et moins grandes entreprises, des managers ou animateurs de réunions ont osé mettre en œuvre des variations qui ont pu, à les entendre, nourrir de nouveau quelques-unes de leurs réunions récurrentes. Il ne s’agit pas de révolutions, mais de variations, c’est-à-dire des changements partiels, mineurs, mais dont l’impact est réel.

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Changer de  lieu

Où pourrions-nous nous donner rendez-vous (quitte à migrer ensuite vers une salle appropriée) ? Pour quoi (dans quel but) ne pas se poser la question ?

Témoignages :

« Le lundi matin, c’était d’abord le récit du week-end devant la machine à café et seulement ensuite le « oupse ! j’ai réunion ! ». Alors j’ai décidé de conserver l’heure de réunion mais devant la machine à café d’abord, avant d’aller tous dans la salle. Cela a surpris, dérangé certains. Mais à l’usage, nos réunions sont devenues moins formelles, plus chaleureuses, et surtout il n’y a plus eu de retardataires ! »

« La réunion « Avancement de Projet … » avait toujours lieu Bâtiment C, au troisième étage, chez les cols blancs. Et puis elle a migré à l’atelier, puis au bureau d’études, puis à l’entrepôt, etc… Et ce fut l’occasion de se rencontrer, de s’accueillir, de mieux se comprendre. Chaque département accueillant s’est fait une fierté de montrer ses savoir-faire. »

« En regardant la carte routière, on s’est aperçu que la direction régionale n’était pas particulièrement centrale géographiquement. Les agences, réparties sur le territoire, pouvaient fort bien accueillir le Bilan Mensuel sans surcoût global de déplacement. Alors chacun a accueilli les autres à tour de rôle ; et là les équipes se sont senties vraiment impliquées. »

conduire-reunion

Changer de place

Souvent chacun se remet à une même place, et si ce n’est le cas, sa position relative par rapport au groupe reste stable. Le grand classique est le regroupement par « clochers ». Par exemple : d’un côté de la table les commerciaux, de l’autre, en face, les supports techniques ; exceptionnellement un « Stech » ira s’asseoir sur le bord « Cio » de la table et réciproquement et si cela est le cas, il s’agit d’une information non-verbale d’importance (connivence ? relation particulière ? scission au sein d’un groupe ?…) !

Plus il y a de « clochers » plus l’organisation spatiale est complexe ; les « clochers » peuvent être liés aux cultures professionnelles, auxquelles se combinent des liens spécifiques, des concurrences, des histoires anciennes, des jeux d’influence ou de pouvoir, …

Quoiqu’il en soit, les places récurrentes contribuent largement à la récurrence de ce qui se passe pendant la réunion. Autrement-dit, faire en sorte que les places changent est plutôt efficace pour changer le déroulement de la réunion ; c’est d’ailleurs une proposition fréquente lorsque nous sommes appelés en coaching de groupe : après observation de quelques réunions, les modifications de positions relatives facilitent le rééquilibrage des échanges et désamorcent des tensions chroniques. Après tout, changer de place c’est aussi changer de point de vue, non ?

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Retrouvez les astuces 2 & 3 de notre expert :

Remettre de l’énergie dans nos réunions récurrentes grâce au changement

Remettre de l’énergie dans nos réunions récurrentes en changeant les rôles

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Comment appliquer ces changements ?

Et bien tout simplement en le proposant ; tout sera dans votre propre conviction et l’esprit et l’énergie positive que vous y mettrez. Avant de proposer un repositionnement, il est souhaitable d’avoir pris le temps d’observer les échanges, les dynamiques (ou les « éteignoirs ») de votre réunion.

Pour se situer dans cette perspective, il faut savoir que :

–       Les échanges entre personnes face à face sont potentiellement denses (positifs ou négatifs)

–       Les connivences (et apartés) entre personnes côte à côte sont potentiellement denses (pour le mieux ou pour le pire)

–       La communication entre deux personnes situées sur un même rang et séparées par deux autres personnes est faible. Une seule personne entre les deux est moins gênante.

Il est même possible d’imaginer que le changement de place intervienne de temps en temps ; le plus important est de lui donner du sens et d’en communiquer les règles. Le changement de lieu s’accompagne souvent de changement spontané de place.

Les fois où cela a marché : Témoignages(***)

« Lorsque j’ai pris la direction du département, j’étais déjà las de nos réunions hebdomadaires où tout se passait toujours comme d’habitude, quels que soient les sujets, les périodes, les enjeux. En guise d’introduction de ma réunion de prise de fonction, je l’ai dit ; tout simplement, je l’ai dit et nous avons partagé à la fois le constat et le vécu : cette réunion il n’en sort rien et c’est la barbe ! J’ai alors animé un débat à l’issu duquel l’idée a été adoptée. Les modalités ont mis un peu de temps à se stabiliser mais aujourd’hui cela fonctionne plutôt bien. »

« On a d’abord eu l’occasion de tester en formation. Cela a été surprenant. De retour dans la « vraie vie », l’essentiel du travail a été de se mettre d’accord sur les modalités. Notre stagiaire a proposé de bricoler un tirage aléatoire des places autour de la table, c’était amusant… jusqu’à ce que nous nous rendions compte que certaines configurations étaient vraiment inadaptées ; ainsi chacun a pu prendre conscience de l’impact des positions autour de la table. Aujourd’hui le petit logiciel de placement est assez sophistiqué mais nous ne le respectons pas toujours ; une certaine « conscience collective » s’est développée. »

 

*** Les paragraphes entre guillemets sont issus de mes carnets. Strictement il ne s’agit pas de citations, mais plutôt de retranscriptions de mes propres notes, prises à la volée au cours de différentes missions. C’est pour cela qu’ils restent anonymes.

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