Réunions à distance : 10 astuces pour créer de la convivialité

    Par le 8 décembre 2017

    Les nostalgiques des rencontres physiques peuvent trouver les réunions à distance quelque peu austères. Il est vrai que la distance force à plus de rigueur, tout simplement parce que notre capacité d’attention devant un écran est plus courte qu’en mode mammifère. Cependant, il existe de multiples manières de créer de la convivialité en utilisant les ressources techniques des systèmes de réunion à distance. Ou en animant comme à la radio.

    1. Accueillir chacun de façon individualisée

    L’accueil commence quelques minutes avant le début de la réunion. Principe de précaution, l’animateur se connecte 10 minutes avant l’heure officielle pour vérifier que tout fonctionne correctement. Au fur et à mesure de l’arrivée des participants, il accueille chacun de manière conviviale en lui demandant des nouvelles comme il le ferait dans une salle. Ces conversations informelles permettent aussi aux premiers arrivés de se retrouver ou faire connaissance.

    2. Utiliser les webcams…ou des avatars !

    Les webcams sont un très bon outil de convivialité, surtout pour des équipes éphémères (projet) qui se voient rarement ou ne se connaissent pas encore. Elles sont essentiellement utiles au début et à la fin de la réunion. Le reste du temps, il est préférable de les éteindre pour 2 raisons. Économiser la bande passante et concentrer l’attention de tout le monde sur l’atteinte de l’objectif.

    Dans le cas où tous les participants ne disposent pas d’une webcam, et si l’équipe se réunit pour la première fois, l’animateur peut anticiper en actionnant un plan B. Par exemple, demander à chacun, en amont de la réunion, de créer son avatar et le lui envoyer. C’est facile à faire – il existe des générateurs d’avatars d’une simplicité enfantine, comme face.co – et cela crée une ambiance fun et détendue !

    3. Faire un tour de table express

    Le tour de table express a lieu au top départ de la réunion. Il est réalisé par l’animateur. Autrement, le risque de dérapage sur le temps de production de la réunion est trop élevé. Il s’agit tout simplement de nommer chacun « Sont présents à cette réunion Jon, Sacha… » et le cas échéant de rappeler leur rôle dans le projet. Cela permet à ceux qui sont arrivés après les autres de s’inclure dans le groupe. Le tour de table express peut se faire avec le support des avatars ou de la carte géographique du groupe.

    4. Dessiner la carte géographique du groupe

    La carte géographique du groupe est intéressante pour les équipes qui ne se connaissent pas encore très bien. Voire pas du tout, par exemple en début de projet lorsqu’on ne peut pas à court terme rassembler l’équipe pour faire connaissance. Elle aide les personnes qui ont une mémoire visuelle à « photographier » la composition du groupe. Selon l’équipement technique, elle peut s’orchestrer de plusieurs manières. Dans tous les cas, l’animateur affiche une carte géographique. Si le système permet aux participants d’annoter le document, il est plus convivial de laisser chacun écrire son nom sur la carte. Sinon, l’animateur aura préparé à l’avance la carte avec des fanions marquant l’emplacement de chacun.

    5. Utiliser les émoticônes pour faire la météo du groupe

    Cette technique peut être utilisée juste après le tour de table express ou à divers moments de la réunion. Elle a l’avantage d’être très simple et très rapide à lancer. Les participants choisissent dans le fil de discussion une émoticône qui reflète leur humeur du moment. Si la météo n’est pas au beau fixe, une courte explication, toujours dans le fil de discussion, permettra à l’animateur de tenir compte des freins éventuels à l’efficacité de la réunion. Il pourra donner des explications, inclure les besoins dans le cadrage de la réunion, rassurer. Une deuxième émoticône permettra de valider que l’animateur a bien répondu aux préoccupations du participant.

    6. Faire un sondage

    Le sondage permet d’introduire le sujet, mais de façon participative et parfois ludique. Là encore, la technique est un puissant levier d’efficacité : avec un sondage en ligne, tout le monde répond en même temps, le gain de temps est considérable. Et le résultat est visuel, comme vous pourrez le constater en répondant au sondage ci-dessous puis en cliquant sur « voir les résultats ».

    Selon vous, quelle est la durée idéale d'une réunion à distance ?

    Voir les résultats
    Loading ... Loading ...

    D’autres sondages pourront être lancés en cours de réunion pour la rythmer et maintenir l’attention du groupe.

    7. Oser l’humour

    Cette façon de créer de la convivialité dans la réunion se combine très bien avec un sondage. Par exemple avec un chiffre mystère : « à votre avis, que représente 750 ? ». L’animateur veillera à mixer dans le sondage des réponses sérieuses et plausibles (le nombre de nouveaux contrats du mois) avec des réponses farfelues et drôles (le record du nombre de pattes du mille-pattes) – qui peuvent néanmoins être vraies !

    D’autres supports permettent de varier les plaisirs. Afficher un dessin ou une BD avec une bulle vierge et demander aux participants d’imaginer une réplique. Ils pourront écrire leurs réponses, selon les systèmes, soit directement dans la bulle ou à défaut dans le fil de discussion.

    8. Faire émerger des émotions

    Les émotions sont le ciment de la relation. Partager ensemble nos émotions peut être un moment très fort, même à distance. Il peut être intéressant pour ce genre de séquence de laisser les webcams allumées, pour « lire » les émotions sur le visage des personnes et les partager d’autant plus intensément.

    Il existe mille manières de faire exprimer des émotions (les émoticônes en sont un exemple). D’autres techniques permettent de cibler les échanges sur un sujet en lien avec l’objectif de la réunion. Par exemple, réagir dans le fil de discussion à une citation choisie ou un court extrait vidéo. Cela favorise l’engagement dans la réunion ou provoque un déclic par rapport à un message clé à faire passer.

    La technique du photolangage, quant à elle, peut s’utiliser en début ou en fin de réunion. Elle permet de faire une photographie des émotions du groupe vis-à-vis d’un projet ou d’actions à mettre en œuvre. En amont, l’animateur aura sélectionné une variétés d’images ou de photos sans rapport évident avec le sujet, assemblées sous forme de mosaïque. Au moment de la séquence « émotions », il affiche la mosaïque puis demande à chacun de choisir une image représentative de ses émotions « vis-à-vis de… ». La personne peut alors commenter brièvement ce choix à l’oral ou dans le fil de discussion.

    9. Exploiter le fil de discussion

    Nous avons déjà mentionné le fil de discussion à plusieurs reprises dans cet article. Au-delà de ces usages prémédités, consigne à l’appui, le fil de discussion est un moyen privilégié de rester en contact avec le groupe tout au long de la réunion. Même si l’animateur ne voit pas les participants. En encourageant chacun, au début de la réunion, à réagir en temps réel dans le fil de discussion, il favorise l’attention et l’implication. Il peut alors valoriser les commentaires, rebondir sur une information, répondre aux questions. A condition de garder en permanence un œil dessus !

    10. Animer comme à la radio

    Les animateurs radio sont de très bon modèles. Privés de l’image, ils mettent dans les mots et la voix tout le dynamisme et la convivialité qu’ils souhaitent véhiculer !  Pour maintenir l’attention et le rythme de la réunion à distance, l’animateur a intérêt à faire circuler la parole, à rebondir en temps réel sur les commentaires du fil de discussion, à interpeller le groupe. Une règle de bonne conduite à cet égard : à distance, le regard ne fonctionne pas. Même avec les webcams, il est impossible de savoir précisément à qui l’animateur s’adresse. Il est donc indispensable de nommer une personne par son prénom avant de poser une question.

    Tout ceci n’est pas si compliqué. C’est juste une question d’entrainement !

     

    Pour vous entraîner à préparer et animer des réunions à distance conviviales, je vous recommande la formation Réussir ses réunions à distance.

    Laisser un commentaire

    Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *