5 astuces pour éviter les pièges de la to-do list

    Par le 3 juillet 2017

    To-do list, liste de tâches, pense-bête… Nous en raffolons autant que nous les haïssons. Nous adorons rayer les tâches effectuées. Nous ressentons une frustration terrible lorsqu’il en reste autant – voire plus – que nous n’avons pas accomplies en fin de journée. Comment sortir de cette contradiction ? Voici 5 astuces pour profiter des avantages de la to-do list sans tomber dans ses pièges.

    5 astuces pour éviter les pièges de la to-do list

    1. Le relief des priorités

    La to-do list ressemble la plupart du temps à une liste de courses. Elle aplatit tout. Une ligne égale une ligne. Or, nous avons des tâches à beaucoup plus forte valeur ajoutée que d’autres. Le premier piège de la to-do list est de nous inviter à réaliser d’abord les petites tâches sans importance, beaucoup plus rapides à effectuer que celles à plus fort enjeux qui demandent réflexion. Nous y gagnons le plaisir de rayer dès le début de la journée les premières lignes de notre to-do list. Mais nous augmentons la frustration de fin de journée lorsque nous constatons que l’essentiel n’est pas fait.

    Une bonne manière de redonner du relief à notre to-do list est de dessiner sur notre feuille les 2 axes de la matrice des priorités, urgent et important, puis de ranger nos tâches dans les 4 cadrans. Nous ne ferons pas tout en un jour, mais justement. La matrice des priorités nous aide à discerner ce que nous devons faire aujourd’hui à tout prix, ce que nous pouvons planifier ou négocier. Plus qu’une to-do list, la matrice des priorités est un outil d’anticipation. Elle nous permet de lister des tâches à échéance lointaine et de les inscrire dans notre agenda pour ne pas les oublier… sans les laisser peser sur notre to-do list du jour.

    2. L’épaisseur de la durée

    L’inconvénient majeur de la plupart des to-do lists est de ne pas indiquer la durée des tâches. Nous risquons alors de nous retrouver avec une longue liste de choses à faire, qui prendront chacune entre 5 minutes et 3 heures. Notre cerveau, de ce fait inconscient de la charge de travail et tout occupé à dresser une liste exhaustive, aura tendance à ajouter autant de lignes que possible. Anxiogène et décourageant.

    Au contraire, lorsque nous indiquons la durée des tâches, nous pouvons aussi calculer le temps cumulé pour accomplir tout ce que nous avons noté dans notre to-do list. Nous comprenons alors nos frustrations de fin de journée : sans nous en rendre compte, nous avions prévu 12 ou 15 heures de travail ! Et encore, c’est sans compter les imprévus qui ne manqueront pas de survenir en cours de journée.

    Attention, l’estimation des durées est un exercice délicat. La plupart d’entre nous a souvent tendance à sous-estimer le temps réellement nécessaire. Parce que notre esprit est plus rapide que nos mains, parce que chaque interruption a un coût de remise en route, parce qu’il nous manque une information que nous devons rechercher, etc. Pour fiabiliser nos estimations, comparons les durées prévues et réelles. Puis prenons une marge de sécurité. Je me rends compte que je budgète 30 minutes et en consomme régulièrement 45 ? J’applique un coefficient correcteur de 1,5 à mes estimations.

    3. L’efficacité de l’outil

    Il existe de nombreuses applications de gestion de listes de tâches, sans compter la fonction « tâches » de logiciels comme Outlook. Si la plupart offre la possibilité de mettre un niveau de priorité et des rappels, la notion de durée d’exécution fait encore défaut. Celles qui permettent d’affecter des tâches à d’autres personnes et de suivre leur avancement sont intéressantes dans le cadre des projets ou du travail collaboratif. Mais à titre individuel, leur intérêt est discutable.

    En effet, les plus sophistiquées prennent du temps à paramétrer. Il faut parfois visiter plusieurs écrans pour enregistrer les paramètres tels que la priorité, la date à laquelle nous voulons avoir fini la tâche, et parfois le dossier qui permet de lier plusieurs tâches entre elles. La gestion des tâches est certes une tâche importante, mais elle ne doit pas pour autant phagocyter le temps dédié à la réalisation des tâches elles-mêmes !

    Pour un usage personnel, finalement, 2 outils très simples suffisent :

    • l’agenda : qui affiche clairement les durées et donne une idée précise de la charge de travail,
    • la to-do list « post-it™ » (ou petit carnet) : pour n’oublier aucune tâche à faire dans la journée – et surtout pour le plaisir de rayer celles qui sont accomplies. Cette to-do list sera d’autant plus efficace qu’elle sera élaborée avec la méthode LIMITER.

    4. La méthode LIMITER

    Inspirée par François Delivré, la méthode LIMITER déjoue les pièges des to-do lists classiques. Elle est particulièrement appréciable en période de surcharge, lorsque nous avons tendance à travailler tard le soir pour compenser ce que nous n’avons pas réussi à faire dans la journée.

    Car avant d’être une méthode, LIMITER est d’abord un mot. Limiter l’amplitude de nos journées de travail. A quelle heure souhaitons-nous commencer et arrêter de travailler demain ? Soustrayons à cette durée le temps des pauses (déjeuner, machine à café, discussions de couloir, etc.) et nous obtiendrons le temps réellement disponible pour effectuer des tâches.

    LIMITER est ensuite l’acronyme qui donne son nom à la méthode :

    • Lister toutes les tâches que nous souhaitons faire demain.
    • Inclure d’emblée une tâche « imprévus », calculée en référence aux jours passés (1h ? 2h?).
    • Mettre un ordre de priorité avec cette série de questions : « si je ne pouvais faire qu’une seule chose demain, ce serait laquelle ? Et si je pouvais en faire une deuxième ? etc. ».
    • Indiquer pour chaque tâche la durée estimée (avec un coefficient correcteur).
    • Totaliser les durées au fur et à mesure.
    • Éliminer les tâches hors limite : les reporter au lendemain, les planifier ou les supprimer définitivement.
    • Réaliser les tâches dans l’ordre dès le matin.

    Concrètement, notre to-do list LIMITER se résume à un tableau à 3 colonnes. La première pour les tâches que nous prenons vite l’habitude de noter directement dans l’ordre de nos priorités. La deuxième pour indiquer la durée de chaque tâche. La dernière pour faire le total cumulé des durées à chaque ligne. Grâce cette to-do list améliorée, nous démarrons nos journées par l’essentiel. Nous traiterons les tâches moins importantes si par chance les imprévus sont moins nombreux demain qu’hier.

    5. Une astuce de procrastinateur

    Reste à traiter l’irrépressible tentation de commencer par des tâches de courte durée pour le plaisir de rayer des lignes sur notre to-do list. Cette pratique, bien connue des procrastinateurs, nous donne l’illusion d’avancer. Elle nous permet surtout de reporter sans cesse le travail de fond, plus exigeant en termes de charge mentale.

    John Perry, grand procrastinateur assumé, nous livre son astuce secrète pour entamer les gros dossiers. Il suffit de découper le travail en micro-tâches parfois triviales. Par exemple, repérer les sources documentaires pour alimenter l’article :

    • (Re)lire la première source,lire la deuxième, etc.
    • Réaliser une carte mentale de synthèse des idées clés.
    • Trouver l’angle d’attaque de mon article.
    • Mettre les titres du plan.
    • Rédiger l’introduction.
    • Rédiger la partie 1, etc.
    • Relire le tout et corriger le style.
    • Relire encore pour traquer les fautes et coquilles.
    • Trouver une image pour illustrer l’article.

    Ahhh ! Que de lignes à rayer pour écrire un article de blog !  Le bonheur.

     

    Plus d’astuces dans la boîte à outils de la gestion du temps et dans la boîte à outils de l’efficacité professionnelle :

    La Boite à Outils de la gestion du temps

     

     

     

     

     

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    Latif Il y a 5 mois

    Super merci clair et surtout utile que du bon sens mais il fallait y penser
    Merci à vius

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    BACQUET Il y a 4 mois

    On a beau le savoir, il est si facile de retomber dans les travers décrits.
    A lire et relire régulièrement pour corriger le tir aussi régulièrement

    Répondre

    happyboon Il y a 4 mois

    Quand vous dites en 4 éliminer les tâches hors limites. Qu’entendez vous par tâches hors limite?

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      Fabien RAYNAUD Il y a 4 mois

      Il s’agit de celles qui n’ont pas une date de fin prédéfinie ; c’est à dire celles que vous pouvez décaler sans conséquences.

      Pascale Bélorgey

      Pascale Bélorgey Il y a 2 mois

      Les tâches hors limite sont les tâches qui ne rentrent pas dans la plage horaire que nous nous sommes fixée pour la journée. Par exemple, si je fais ma liste de tâches pour demain et que je totalise les durées, la somme fait 11 heures. Or, je ne souhaite pas dépasser 9 heures de travail. En appliquant la méthode LIMITER, je vais hiérarchiser les tâches les plus importantes, et je décide dès ce soir de ne pas faire les tâches qui représentent les 2 heures de trop. Le lendemain, j’aurai la satisfaction de tenir mes engagement envers moi-même ! Ce qui procure ce merveilleux sentiment d’efficacité personnelle qui est excellent pour le moral et pour notre énergie.

      Fabien RAYNAUD Il y a 2 mois

      Il faut gérer son temps comme on gère son argent : gérer son budget. Sauf qu’ici tout le monde a le même budget dans une journée : 24 heures !
      Cf. un post que j’ai écris justement sur cette thématique : https://managementhumanumest.wordpress.com/2015/12/09/le-temps-cest-de-largent/

      Pascale Bélorgey

      Pascale Bélorgey Il y a 2 mois

      Merci @Fabien Raynaud pour cet apport complémentaire ! Un approche similaire à la méthode LIMITER qui part de notre budget temps pour sélectionner les tâches à faire rentrer dans l’agenda de la semaine. En prime, des conseils judicieux pour les managers.

    blog4ever le controle de gestion pour tous Il y a 6 jours

    J’ai tout essayé Outlook, les feuilles volantes, les papiers, mais il y a toujours l’imprévu: vous arrivez le main, vous dites « bonjour » et vous n’avez toujours pas connecté votre ordinateur que vous avez déjà 3 choses à faire imprévues, et ça continue toute la journée.
    A la fin, vous si vous avez fait 10% de ce que vous aviez en tête en arrivant, c’est déjà pas mal.
    Bon ce n’est pas toujours comme ça, mais très (trop) souvent.

    Mon blog d’initiation au contrôle de gestion:
    http://le-controle-de-gestion-pour-tous.blog4ever.com/

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