Aïe ! Ils consultent leur smartphone en réunion !

    Par le 30 mai 2017

    Les smartphones, ordinateurs portables et autres tablettes ne quitteront plus la salle de réunion. Il est inutile de vouloir contrôler ou réguler l’inéluctable. Ce serait à la fois contreproductif et douloureux. Cela risquerait de générer de la mauvaise humeur ou des tensions peu propices à la productivité du groupe. Et si au contraire ces  objets connectés pouvaient être utiles à l’efficacité de la réunion ? Voici 3 bonnes raisons de les accueillir à bras ouverts.

    1. En quoi ce comportement est-il gênant?

    Oui, en quoi la présence des smartphones, ordinateurs ou tablettes pénalise-t-elle la réunion ? Bien souvent, c’est notre interprétation de la situation qui introduit un problème là où il n’y en a aucun. En effet, notre égo d’animateur peut légitimement prendre ombrage de la présence d’objets susceptibles de détourner l’attention des participants. Il nous susurre à l’oreille des arguments fallacieux comme « ils n’écoutent pas, c’est un manque de respect » ou « ils ne sont pas impliqués, ce n’est pas sérieux ».

    Ces propos peuvent être vrais dans certains cas. D’où leur puissance à fausser le jugement de notre esprit influencé par quelque biais cognitif. Pour éviter de les généraliser, prenons le contre-pied de ces arguments à l’aide de deux exemples. Car en définitive, rien n’est gênant du moment que cela n’entrave pas l’atteinte de l’objectif de la réunion.

    Premier exemple : ils utilisent leurs objets connectés pour transformer directement les idées de la réunion en action.

    En effet, les réunions s’enchaînent parfois à une telle cadence qu’il ne reste plus beaucoup de temps pour traiter les actions à faire après la réunion. Alors autant les réaliser en direct pendant la réunion. Il est évoqué de demander des informations à un expert ? Qu’à cela ne tienne, le mail est rédigé et envoyé séance tenante. Qui sait ? Avec un peu de chance, peut-être bénéficierons-nous de la réponse avant la fin de la réunion. Un rendez-vous ou une autre réunion doit être organisé ? Et voilà le rendez-vous pris. Cela évite d’oublier et permet de maintenir le tempo du projet.

    Ou encore, ces appareils sont utilisés tout simplement pour prendre note des idées qui émergent en réunion afin de les exploiter plus tard, parfois sur d’autres projets.

    Deuxième exemple : ils sont polychrones

    Certaines personnes sont réellement capables de faire deux choses à la fois – si la charge mentale de l’une et de l’autre n’est pas excessive. Ils peuvent alors travailler sur une présentation pour un  client ou rédiger des mails ET participer à la réunion. Ils gardent une oreille disponible pour écouter ce qui se dit. Et lorsqu’ils interviennent, c’est toujours à bon escient et constructif.

    2. Et si ce comportement était un indicateur pour l’animateur ?

    Il arrive tout de même que quelques participants « décrochent » de la réunion au profit de leur écran. Ils ne participent plus, leur regard n’est plus focalisé sur ce qui se passe dans la salle.

    Mettons-nous un instant à leur place. Imaginons que les réunions occupent une part importante de notre agenda et que nous ayons par ailleurs mille tâches à accomplir, des urgences à traiter et une boite mail qui déborde. Quoi de plus naturel, alors, que de traiter quelques mails ou résoudre quelques urgences alors que nous nous sentons peu concernés par la discussion en cours ? Nous investissons notre temps sur la tâche à plus forte valeur ajoutée.

    En tant qu’animateur de la réunion, nous sommes rarement légitimes pour juger de ce qui est prioritaire pour la personne. En revanche, nous avons le pouvoir de redonner de la valeur à ce qui se passe ici, dans cette salle et avec ce groupe.

    La « connectomanie » devient alors un indicateur d’efficacité de la réunion. Elle est le signal d’un dysfonctionnement : rythme trop lent, débat qui s’enlise, animation trop statique ou descendante. A nous de proposer de passer à l’étape suivante ou d’utiliser une technique d’animation plus dynamique et participative : constituer des sous-groupes de travail avec un livrable précis à produire debout au paper board, lancer un brainstorming post-it™, etc..

    3. Et si nous utilisions des outils digitaux pour servir l’objectif de la réunion ?

    Or, il se trouve que les écrans connectés peuvent être un véritable vecteur de participation, de dynamisme et d’efficacité pour atteindre l’objectif de la réunion.

    Prenons l’exemple d’une réunion de type plutôt descendant. Une web App telle que Kahoot rend la séquence ludique tout en permettant à l’animateur de la réunion de valider le niveau de connaissance des participants sur le sujet. En alternant le jeu-concours et les apports d’information, cette technique donne un rythme dynamique à tout exposé un peu long.

    De nombreux outils collaboratifs permettent quant à eux, de produire un livrable à plusieurs en même temps. Par exemple Padlet est la version digitale du brainstorming post-it™, Mindmeister permet de créer une carte mentale digitale, etc.

    Le résultat ? L’énergie du groupe est boostée et l’animateur voit avancer en direct le livrable. De quoi nous rassurer sur la capacité d’un groupe connecté à atteindre l’objectif de la réunion.

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    Fabien RAYNAUD Il y a 5 mois

    Quand la prise de notes sur ordinateur portable n’est pas nécessaire, et qu’on sent l’attention de ces collaborateurs s’évaporer petit à petit, demandez explicitement à ce qu’ils ferment leurs ordinateurs pour qu’ils se renconcentrent sur le contenu de la réunion. Cela n’en sera que plus bénéfique pour chacun : plus de concentration, plus d’efficacité, et peut-être une réunion qui se terminera avant l’heure.

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    Taline Il y a 5 mois

    Non, la pluriactivité n’est pas réelle. les personnes zappent, plus ou moins rapidement.
    Je suggère de faire connaître la règle dès l’invitation/convocation à cette réunion quand on sent qu’elle s’impose : prise de décision, groupe de travail.
    Les petizapareils sont bienvenus… quand ils servent à la bonne marche du groupe.
    Si au lieu de se plonger dans leurs petites activités, les personnes participaient réellement, cela avancerait. Et si on dit aux participants de ne pas venir avec leurs binious, ils s’activeront pour faire avancer les choses.
    Et après, effectivement, il y a les techniques d’animation, dont les réunions debout, il ne doit pas être impossible de désigner une personne qui prend les notes pour centraliser les propositions d’apport au mindmeister.

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    Pascale Bélorgey

    Pascale Bélorgey Il y a 4 mois

    @Fabien Raynaud et Taline : Merci pour votre suggestion de donner de la valeur en amont de la réunion. Plus le mail d’invitation sera motivant sur l’enjeu et l’importance du rôle des participants pour atteindre l’objectif, plus ceux-ci seront véritablement « présents ». Ensuite, c’est une question de posture. Si un manager peut se permettre de demander de fermer les portables, c’est sans doute plus délicat pour les réunions entre pairs. Une idée pour débloquer en douceur la situation dans les groupes de travail récurrents, en mode projet notamment : poser « l’efficacité de nos réunions » pour thème d’une réunion de travail, avec pour enjeu « réduire le temps de x% » et pour objectif une liste de bonnes pratiques. Cette liste, produite ensemble, a toutes les chances de remporter l’adhésion du groupe. Et nous pouvons faire le pari que le sujet des portables sera évoqué par les membres du groupe eux-mêmes.

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