Gestion des emails : quand le volume dépasse le CAP

    Par le 21 mars 2017

    La méthode CAP est une excellente méthode pour rester focalisé sur nos priorités sans nous laisser distraire toutes les deux minutes par notre boîte mail. Il arrive cependant que le volume d’emails reçu chaque jour génère un stress et un temps de gestion qui peuvent décourager même les plus convaincus d’entre nous.

    Voici analyse et alternatives pour améliorer notre efficacité dans la gestion des emails.

    Gestion des emails

    1. Les clés de succès de la méthode CAP

    Si nous devions conserver un seul aspect de la méthode CAP, ce serait la première lettre de l’acronyme : « Choisir son rythme ». A elle seule, cette pratique permet de consacrer la meilleure part de nos journées au traitement de nos priorités. Pour ceux qui ont du mal à se discipliner à un tel rituel, voici de quoi nous encourager à persévérer : d’après les recherches en neuroscience, il faut 30 jours à notre cerveau pour acquérir une nouvelle habitude. Mieux vaut donc multiplier les séquences CAP (jusqu’à 5 ou 6 par jour) que d’abandonner la méthode. Au bout de 30 jours, notre cerveau a intégré tout le bénéfice que nous avions à fermer notre boîte mail pour être plus efficaces.

    Ceux qui parviennent avec bonheur à vider leur boite de réception tous les jours grâce à la méthode CAP répondent en général à plusieurs des critères ci-dessous  :

    • ils se conditionnent pour prendre des décisions au moment de leur séquence CAP et n’ouvrent qu’une seule fois la majorité de leurs mails (à l’exception des mails appelant une réponse complexe qu’ils planifient dans leur agenda),
    • ils font confiance à leur mémoire et n’hésitent pas à supprimer les mails lus,
    • leur système de classement est simple et réduit à quelques répertoires essentiels, souvent représentatifs des projets en cours et uniquement ceux-là,
    • ils s’autorisent à faire des réponses ultra-courtes : la gestion des mails de moins de 2 minutes leur prend 30 secondes par mail,
    • ils traitent une partie de leurs mails (souvent les plus simples) dans les temps morts : transports en commun, temps d’attente avant le début d’une réunion, etc.

    2. Réduire le volume des emails à traiter

    Il arrive cependant que la machine à produire des emails se soit emballée. C’est un phénomène collectif – et presque culturel – qui gangrène le système de gestion des emails de tout ou partie d’une organisation. Certaines entreprises en sont venues à instaurer un jour par semaine sans email.

    Pour ceux d’entre nous qui n’ont pas cette chance, voici quelques mesures qui permettent d’endiguer l’inflation des emails – à partager avec nos collègues de travail :

    • utiliser les outils collaboratifs (OneDrive, GoogleDrive, Dropbox, SharePoint) pour remplacer les emails où chacun renvoie au groupe de travail la dernière version d’un document avec des modifications ou commentaires. C’est plus fiable (la dernière version officielle est toujours au même endroit) et cela évite de saturer les boites mail de documents attachés lourds.
    • Remplacer le trop facile « répondre à tous » par une sélection contextuelle des destinataires. L’exemple le plus fréquent est celui du mail envoyé à une liste de distribution appelant une réponse par personne. Répondons au seul expéditeur, qui fera une synthèse des informations du groupe.
    • Stopper les parties de ping-pong en proposant un entretien ou une réunion, même bref, pour bénéficier d’un vrai dialogue.

    A titre individuel nous pouvons également nous protéger de plusieurs mails inutiles en appliquant 3 bonnes pratiques :

    • Ne pas répondre du tac au tac. Parce que c’est la porte ouverte à une bonne partie de ping-pong ! La méthode CAP est un bon antidote à l’hyper réactivité. Travailler en mode « déconnexion » également, surtout pour ceux qui éclusent leurs emails en fin de journée.
    • Mettre un indicateur d’absence du bureau avec un ou plusieurs contacts pour les urgences lorsque nous sommes très peu disponibles pour gérer nos emails. Même pour une journée ou une demi-journée. Cela permet d’éviter les emails de relance et donne l’autonomie à l’expéditeur pour trouver une solution à son besoin.
    • Exploiter les fonctions automatiques : marquer en tant qu’expéditeur indésirable les spams récurrents, nous désabonner d’une newsletter que nous ne prenons jamais le temps de lire.

    3. Réduire drastiquement la gestion du classement

    Le plus radical, pour réduire le temps de classement (le C du deuxième CAP de la méthode CAP)… est de ne pas classer nos emails du tout ! Cependant, si nous rechignons à nous séparer des emails déjà lus et traités, c’est que nous imaginons pouvoir en avoir besoin un jour. Alors comment faire ?

    • utiliser des objets d’email explicites, avec des mots clés facile à mémoriser. La fonction « rechercher » sera d’autant plus sélective.
    • utiliser les catégories colorées pour trier en un clic les emails d’un projet en cours.
    • utiliser, enfin, les indicateurs (drapeaux) pour identifier les emails nécessitant une réponse. Un deuxième clic sur le drapeau fera disparaître de la liste des emails à traiter ceux qui le sont déjà.

    Ajoutons à cela un dernier élément d’hygiène de la boite mail : le grand nettoyage annuel ou semestriel. Pour éviter saturer la boite de réception (ce qui risque de bloquer tout envoi ou réception d’email au moment le plus inopportun !), il suffit de créer un dossier de classement sur le disque dur et d’y transférer tous les mails de la période. Au bout d’un an, si nous n’avons pas eu l’occasion de faire une recherche dans ce répertoire, nous pourrons sans scrupule le supprimer définitivement : les informations qu’il contient seront de toute façon devenues obsolètes.

    Pour celles et ceux que le sujet intéresse, j’anime un atelier sur ce thème vendredi 24 mars à 17h00 #ELLEactive.

    Pour plus d’astuces, retrouvez la boite à outils de l’efficacité professionnelle :

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    Nairac Il y a 1 mois

    Parfait. Merci, Pascale !

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    Fabien RAYNAUD Il y a 1 mois

    Des conseils sains pour une vie de bureau saine et productive.
    Merci Pascale.

    Fabien RAYNAUD
    http://www.FabienRaynaud.com

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