Comment organiser sa dernière semaine avant les vacances?

Par le 6 juillet 2015

Les vacances approchent !  Enfin ! Irrésistiblement, notre cerveau commence déjà à décompresser. Et pourtant, il reste tant de choses à faire avant de partir ! Notre défi, pour cette dernière semaine, est de nous organiser de telle sorte que nous puissions partir sereins sans consumer nos forces. Le but : profiter pleinement de nos congés pour faire le plein d’énergie.

Inspirons-nous des champions de saut en longueur pour nous préparer une vraie période de déconnexion.

saut

1. La course d’élan : se préparer à partir

Lorsqu’un athlète s’élance pour un saut en longueur, il exécute en général quelques petits pas sautés avant d’entamer une course d’environ quarante mètres qui le mènera à son point d’impulsion. La première phase, dite de « mise en action » est très courte. L’athlète consacre la majeure partie de sa course d’élan à la préparation au saut en tant que tel. S’il faisait le contraire, il n’irait pas bien loin dans le bac à sable.

De la même manière, notre dernière semaine avant les vacances sera plus productive si nous en réservons une bonne partie pour organiser notre absence et préparer notre retour.

  • Faire la liste des dossiers en cours et évaluer le volume de travail, en prévoyant suffisamment de temps pour gérer les étapes 2 à 4 ci-dessous.
  • Accepter d’emblée l’idée que tout ne pourra être finalisé.
  • Choisir de terminer dans la semaine ce qui peut raisonnablement l’être. Au-delà des critères classiques d’urgence et d’importance, il s’agit d’éviter le « coût de reprise », c’est-à-dire le temps de chauffe nécessaire pour se replonger dans un sujet après une longue interruption. En d’autres termes, quels sont les dossiers que nous avons intérêt à finir maintenant pour ne pas avoir à les rouvrir à la rentrée ?
  • C’est le moment idéal pour décider de clore quelques dossiers qui trainent en longueur.

 2. L’impulsion : alléger son départ

Les trois ou quatre derniers appuis de la course ont pour but à la fois de maintenir la vitesse utile au saut et de préparer l’impulsion verticale. L’athlète abaisse son centre de gravité plus près du sol pour mieux s’élever et concentre son attention sur le moment crucial de l’appel.

Revenons nous aussi à des tâches plus terre à terre avant de quitter notre bureau pour quelques semaines. Nous nous rendrons un grand service en « nettoyant » notre espace de travail, en archivant nos dossiers, en supprimant les anciennes version des documents, en jetant tout un tas de notes désormais inutiles. En faisant place nette, nous allégeons notre esprit : nous mesurons le travail accompli et vérifions au passage qu’aucun dossier important n’est resté par mégarde caché sous une pile. Nous y gagnons en sérénité et nous créons de la place pour les projets de la rentrée.

Comme l’athlète, restons concentrés sur notre départ. Des imprévus ne manquerons pas de survenir. Réservons du temps pour traiter ceux qui présentent un risque réel, mais n’alourdissons pas notre bagage de nouvelles demandes. Surtout si la charge mentale requise est élevée. Osons dire « non » avec diplomatie, en proposant à nos interlocuteurs un rendez-vous à la rentrée, lorsque nous aurons toute l’énergie voulue pour traiter le sujet comme il le mérite.

3. Le franchissement : organiser son absence

« Position assise », « pédalage extension », « double ciseau », l’athlète ne manque pas de techniques pour se maintenir en l’air le plus longtemps possible. S’il effleurait le sable ne serait-ce que d’un orteil, c’est tout le bénéfice du saut qui serait anéanti.

C’est pareil pour nous lorsque nous sommes en vacances. Un rendez-vous d’une heure accepté en plein milieu peut gâcher plusieurs jours de déconnexion. Simplement parce que nous devons y penser, éventuellement le préparer, en tout cas être disponibles à l’heure dite, parfois gérer les émotions et pensées parasites provoquées par ledit entretien.

Nous avons donc tout intérêt à préparer le terrain afin de ne pas être dérangés pendant nos congés. Accorder une part de notre pouvoir de décision à nos collaborateurs, déléguer des dossiers à ceux de nos collègues qui assurent la permanence, mettre un indicateur d’absence sur nos messageries avec les coordonnées des collègues compétents pour répondre aux urgences, prévenir nos interlocuteurs les plus importants de la date de notre retour, leur présenter la personne qui nous remplacera pendant nos congés.

4. La réception : préparer sa rentrée

Pour l’athlète, le défi de la réception consiste à faire basculer son corps en avant pour que le point de contact avec le sable soit donné par ses pieds tendus en avant plutôt que par son postérieur. En somme, il s’agit de conserver l’avance prise grâce à toutes les étapes antérieures.

Nous risquons de payer une semaine de rentrée mal préparée d’un chronostress frénétique dès la deuxième semaine, ce qui donnera lieu à quelques répliques trop souvent entendues dès les premiers jours d’automne : « Mes vacances ? Elle sont déjà loin ! ».

Quelques astuces nous permettront d’atterrir sereinement – et de profiter tranquillement de nos vacances jusqu’au dernier jour !

  • Réserver un créneau de 2 ou 3 heures dès le lundi matin pour trier notre boîte de réception d’e-mails selon la méthode CAP.
  • Réserver plus de temps que d’habitude pour accueillir les imprévus et les nouvelles demandes de nos interlocuteurs qui ont patiemment attendu notre retour.
  • Réserver du temps pour trier nos priorités et organiser les semaines à venir.
  • Organiser avant de partir les réunions pour lancer les projets de fond collectifs de la rentrée : les agendas sont encore assez flexibles, nous gagnerons du temps de planification.
  • Prendre dès maintenant des rendez-vous formels avec nous-mêmes pour avancer sur nos dossiers prioritaires et éviter le phénomène de procrastination.

Pour plus d’astuces, retrouvez la boîte à outils de la gestion du temps

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Pia Martin

Martin Il y a 11 mois

Quelle belle analogie ! C’est super !!!

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    Pascale Bélorgey

    Pascale Bélorgey Il y a 10 mois

    @Pia : Merci merci ! Si mes calculs sont bons, pour toi la dernière semaine c’est maintenant. Course d’élan, impulsion… Bonnes vacances à toi !