Comment gérer la surcharge de travail chronique ?

    Par le 27 octobre 2014

    Tout est dans le qualificatif « chronique ». Les périodes de surcroît d’activité ponctuelles sont normales. Elles font partie du cycle des entreprises et des institutions. Lorsque la surcharge de travail devient chronique, les outils classiques de la gestion du temps ne suffisent plus. Certes, hiérarchiser nos priorités et optimiser notre organisation nous permet de faire face et d’abattre une quantité considérable de travail. Mais tout cela ne règle pas le problème de fond si nous travaillons à un rythme élevé tout au long de l’année. Car nous puisons dans nos réserves profondes d’énergie et risquons le surmenage – ou le burn-out.

    Gestion du temps - surcharge

    Pour un traitement en profondeur de notre surcharge de travail, nous devons d’abord prendre conscience de ce qui se joue pour nous et faire nos choix en pleine conscience. Alors, nous n’aurons plus l’impression de subir la surcharge de travail mais de vivre en harmonie avec nos choix. Une bonne façon de diminuer la pression que nous ressentons lorsque nous doutons de notre capacité à finir un jour de courir après le temps.

    Trois approches complémentaires vont nous permettre d’y voir plus clair.

    L’approche analytique de notre gestion du temps

    Il s’agit de calculer la somme des temps nécessaires pour accomplir nos projets et remplir nos différentes missions, puis de comparer cette somme avec le temps disponible dans un délai donné : d’ici la fin de l’année, sur un semestre, etc.

    Attention, deux écueils nous guettent dans cette opération :

    • Sous-estimer le budget-temps des activités : il est plus rapide de penser une action que de la réaliser ! Nous devons également tenir compte du temps relationnel indispensable pour faire avancer nos projets : convaincre les personnes impliquées, consacrer du temps à la délégation, inclure des temps de validation par les décideurs, etc.
    • Oublier des tâches secondaires que nous devrons faire, malgré tout : les tâches administratives et de routine qui, mises bout à bout, finissent par représenter un certain temps. Et notre dose habituelle d’événements imprévus.

    Un retour arrière sur la manière dont nous avons dépensé notre temps ces derniers mois peut nous aider à estimer de façon réaliste nos budgets-temps à venir.

    Si nous sommes en surcharge d’activité chronique, il est probable que nous constations un écart significatif entre ce que nous projetons de faire et ce que nous pourrons faire – c’est l’implacable vérité mathématique ! Dès lors, la question du choix s’impose à nous. Bien sûr, nous irons trouver notre hiérarchie pour réviser avec elle nos priorités. Car les nouveaux projets se sont accumulés sans que l’on pense toujours à faire le ménage dans les anciennes missions. Mais la négociation la plus difficile, c’est avec nous-mêmes que nous allons la mener : en effet, à quoi acceptons-nous de renoncer ? Nous commençons ici à toucher du doigt l’approche psychologique de notre gestion du temps.

    L’approche psychologique de notre gestion du temps

    Pourquoi travaillons-nous autant ? Parce qu’au fond de nous, une force invisible et puissante nous motive à le faire. Ce moteur n’est pas le même pour chacun d’entre nous, mais c’est lui qui nous pousse à accepter avec enthousiasme telle mission qui nous amuse ou nous passionne alors que nous sommes déjà surchargés par ailleurs. C’est aussi à cause de lui que nous éprouvons la plus grande peine à nous séparer de tel projet pour lequel nous nous sentons particulièrement légitime et compétent, ou qui nous offrait l’opportunité de travailler avec des personnes que nous apprécions beaucoup.

    Au-delà de l’intérêt que nous portons intrinsèquement à nos missions, il y a aussi des bénéfices psychologiques liés à la surcharge de travail elle-même : la décharge d’adrénaline que nous ressentons à courir d’un projet à l’autre, le sentiment d’utilité à être sollicité en permanence, l’accomplissement personnel lorsque nous avançons à grands pas et contribuons à la réussite de notre entreprise, sans compter la reconnaissance des autres. Reconnaissance pour notre travail, nos compétences, notre implication, reconnaissance pour nos qualités personnelles, notre disponibilité, notre enthousiasme, notre capacité à agir.

    Si nous sommes conscients de ces besoins psychologiques profonds et que nous sommes au clair avec ce que nous voulons vraiment, alors nous pouvons faire le choix de les nourrir autrement qu’en travaillant trop. Par exemple en pratiquant l’auto-recadrage pour  lutter contre notre perfectionnisme  ou dire non. Ou encore, en favorisant des activités extra-professionnelles qui nous mettent en contact avec ces besoins.

    L’approche systémique et la gestion du temps collective

    Si nous avons l’habitude de beaucoup travailler, les autres ont aussi l’habitude de nous voir travailler beaucoup ! Autrement dit, notre manager sait que nous accepterons de nouvelles missions, nos collègues savent qu’ils peuvent compter sur nous, nos collaborateurs s’appuient sur notre disponibilité. En définitive, le système a ajusté son fonctionnement au nôtre.

    Il est toujours possible de faire machine arrière, une fois notre légitimité conquise grâce à notre puissance de travail. C’est un processus lent qui demande de la patience, de la pédagogie, et d’investir du temps pour transmettre nos belles compétences si souvent sollicitées.

    Au bout de ce chemin, la récompense est généreuse. En focalisant notre attention sur ce processus, nous éprouvons déjà un plaisir nouveau : celui de voir le système répondre à nos changements de comportement, doucement mais sûrement. Puis, nous ressentons la fierté de voir grandir les personnes de notre entourage – et d’y être pour quelque chose. Enfin, nous expérimenterons la joie de maîtriser notre gestion du temps au sein du collectif et le bonheur, oh combien délicieux, de profiter quelques minutes par jour du temps perdu sans ressentir la moindre frustration.

    Pour plus d’astuces, retrouvez la boîte à outils de la gestion du temps

     

    Pour aller plus loin

    Formation : Maîtrise du temps et gestion des priorités

    E-Formation : Outils et méthodes de la gestion du temps

    Formation : Anticiper pour agir face à la pression du quotidien 

     

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    andea Il y a 2 années

    Merci de nous apporter des solutions face a nos difficultés professionnels merci pour tout et bonne continuation

    Répondre
      Pascale BELORGEY

      Pascale BELORGEY Il y a 2 années

      @andea : Le plus beau, c’est que la plupart des solutions sont en nous, nous les voyons lorsque nous avons les clés pour décoder ce qui se passe pour nous et notre entourage… Merci pour vos encouragements à poursuivre, c’est très motivant ! Je m’engage à vous proposer d’autres clés de lecture de notre rapport au temps.

    Marie-Pierre CHARPENTIER Il y a 2 années

    Bonjour,

    Y a t-il des outils pour aider à travailler plus vite et donc gagner du temps ? J’ai une tendance au perfectionnisme et à vouloir produire un travail impeccable et cela me prend beaucoup de temps et je n’avance pas sur mes projets.

    Cordialement,
    Marie-Pierre

    Répondre

      Aline Salès Il y a 2 années

      La réponse est dans votre question Marie-Pierre !
      Vous passez trop de temps à vous attacher à produire un travail impeccable ; ce qui, à priori, est tout à votre honneur. Sauf que… vous n’avancez plus sur vos projets.
      Une question importante à vous poser : quelle est le descriptif du « travail impeccable » ? Impeccable pour qui ? qu’attend-on exactement de vous sur ce travail –> où est le travail superflu ?
      Quand vous aurez les réponses à ces questions, vous pourrez, dans un second temps, vous IMPOSER un temps maximum pour réaliser ce travail (quitte à faire biper une alarme sur votre PC pour l’heure de fin).
      Bon courage.

      Pascale BELORGEY

      Pascale BELORGEY Il y a 2 années

      @Marie-Pierre : votre diagnostic comporte une grande partie de la réponse : notre perfectionnisme nous empêche d’avancer aussi vite que nous le souhaiterions sur nos projets. Je vous recommande la lecture d’un précédent billet de ce Blog sur le sujet : « comment lutter contre la tentation du perfectionnisme? » L’enjeu est de réussir à nous motiver sur une autre cible (la réalisation de nos projets importants) que la perfection du dossier en cours. La rapidité est aussi une affaire de renoncement à tout faire, ou accepter de faire radicalement différemment : par exemple en déléguant… avec pour corolaire la fait d’accepter que le travail soit fait autrement et peut-être de façon moins parfaite que ce que nous aurions fait nous-mêmes. Mais pendant ce temps-là, nous aurons avancé sur autre chose de plus important ! A nous de choisir…

    gahouidi Il y a 2 années

    je voudrais avoir plus d’élements sur la gestion du temps,car je suis toujour en retard.
    je compte sur vous, merci.

    Répondre
      Pascale BELORGEY

      Pascale BELORGEY Il y a 2 années

      @gahouidi : merci pour votre intérêt ! La gestion du temps est une thématique passionnante et complexe, qui est en relation avec de multiples aspects de notre vie : nos choix, notre énergie, nos besoins profonds, nos croyances aussi. Je publie régulièrement des articles sur la gestion du temps dans ce Blog, je vous invite à vous y abonner si ce n’est déjà fait, vous recevrez ainsi une alerte à chaque nouvel article. Vous trouverez également dans mon ouvrage « La Boite à outils de la gestion du temps », 71 outils pratiques et concrets, ainsi que 8 contes philosophiques sur temps et 15 vidéos témoignages. Bonne lecture !

    Bonok Il y a 2 années

    Au sujet de la surcharge dite Chronique…
    Intéressant ,
    J’ai une question pour l’auteur de l’article : quelle est la période la plus longue que vous avez déjà connue, que vous pouvez aujourd’hui qualifier comme étant une surcharge chronique ?
    Merci !

    Répondre
      Pascale Bélorgey

      Pascale Bélorgey Il y a 2 années

      @Bonok : votre question est au cœur du sujet. En fait, la période de la surcharge chronique est infinie. Une surcharge ponctuelle a une cause externe – l’absence d’un collègue, un surcroît d’activité opérationnelle précis, etc. La surcharge chronique, quant à elle, se nourrit de l’intérieur. L’intérieur pouvant être nous-même en tant que personne, ou le système en temps que corps collectif. Elle se reconnaît à cette illusion que nous entretenons par des pensées du type « après tel événement, ça ira mieux », « lorsque j’aurai terminé tel dossier, je pourrai souffler », « au mois de juillet, ce sera plus calme ». Sauf que ça ne l’est jamais et que les bonnes raisons d’être surchargés s’enchaînent sans pause. Car au fond, la surcharge de travail chronique est une maladie que nous fabriquons nous-mêmes pour nourrir nos bénéfices secondaires – ou ceux du système.

    Bonok Il y a 2 années

    @ pascale belorgey: à ma question que je cite de nouveau ci-après, ou je vous demandais votre experience personnelle. Vous dites: « La période de la surcharge chronique est infinie ». Voulez vous dire que vous, vous vous considérez en surcharge chronique à jamais pour toujours ? Sans pouvoir jamais prendre de recul ? J’avoue que cette phrase me laisse perplexe et met ma pensée en panne. Comme si la surcharge chronique faisait sortir du temps, de l’espace, de l’environnement. Hors de plus en plus les surcharges chroniques ne sont pas dématérialisées mais s’inscrivent dans le temps l’espace et l’environnement. Donc le cadre existe bel et bien. La notion d’infini que vous attachez à la surcharge chronique la rendrait-elle insoluble en quelque sorte dans le cadre professionnel où le cadre existe bel et bien ? Merci !
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    « Bonok Il y a 2 semaines (11h56)
    Au sujet de la surcharge dite Chronique…
    J’ai une question pour l’auteur de l’article : quelle est la période la plus longue que vous avez déjà connue, que vous pouvez aujourd’hui qualifier comme étant une surcharge chronique ?Merci ! »

    Répondre
      Pascale BELORGEY

      Pascale BELORGEY Il y a 2 années

      @Bonok : bien sûr, vous avez tout à fait raison, nous pouvons prendre du recul. C’est même ce que nous avons de mieux à faire. La définition que je donne de la surcharge chronique est un indicateur, pas une fatalité. Lorsque nous avons l’impression de ne jamais sortir du tunnel de la surcharge, lorsque nous emportons avec nous d’un poste à l’autre et d’une entreprise à l’autre les symptômes de la surcharge, c’est que nous avons tendance à mettre en place des comportements qui vont générer de la surcharge. Où que nous soyons. Alors justement, il est primordial de prendre du recul. Car les moyens d’agir sont en nous. Ce qui est une bonne nouvelle, parce que notre pouvoir d’agir sur nous-même est bien supérieur au pouvoir que nous avons d’agir sur les autres. C’est un bougeant nous-même que nous ferons bouger le système. Ceci dit, chaque cas et chaque contexte est différent. Il existe des environnements qui rendent plus difficile que d’autres la lutte contre nos propres injonctions internes. Et à l’inverse, nous rencontrons parfois de belles personnes qui nous aident à nous accorder la permission d’en faire moins, de ne pas porter sur nos épaules les dysfonctionnements du système.

    Xavier Il y a 2 années

    Bonsoir, je suis cadre dans une grande entreprise et récemment un salarié a dit non au surmenage. Résultat menaces écrites de licenciement car il ne tenait pas les objectifs (irréalistes). J’ai alerté ma direction sans réponse. Ma responsable directe ma indiqué : « Celui qui ne joue pas le jeu des objectifs je le virerai. On s’en fout de payer… » Alors tout cela est bien joli mais je ne crains que les personnes qui disent stop se sauvent d’une situation dangereuse pour tomber dans une autre plus dangereuse car inconnue le chômage .
    J’ai des employés qui m’ont ouvertement dit qu’ils n’attendaient que d’être virés même si ils emmerdent leurs collègues et amis. (Car le travail retombe sur eux)
    Bref moi aussi je suis dépassé et me retrouve à faire leur travail….
    Il n’y a plus de solutions d’après moi.

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      Pascale BELORGEY

      Pascale BELORGEY Il y a 2 années

      @Xavier : merci pour votre bouleversant témoignage. Il est vrai que mon article ne traite que de nos fonctionnements personnels, sur lesquels nous avons la plus grande marge de manœuvre. La situation que vous décrivez est toute différente, et je comprends que vous vous sentiez démuni.
      Dans un contexte difficile, l’enjeu le plus important est de nous préserver, en gardant de la distance par rapport aux événements. Voici quelques pistes de réflexion :
      – Accepter comme une donnée d’entrée ce sur quoi nous ne pouvons pas agir (changer l’autre en fait partie), pour éviter de dépenser une énergie inutilement sur une cause perdue d’avance.
      – Ne pas endosser la responsabilité des événements, cela ne fait que rajouter un facteur de stress supplémentaire. Mais faire du mieux que nous pouvons en nous contentant du résultat produit sans culpabilité.
      – Nous distancier des événements en observant la situation à la manière d’un anthropologue. Cela nous permet de ne pas prendre pour nous ce qui se passe, et de rendre au système ce qui lui appartient.
      Ces pistes de réflexion dépendent de nous à 100%. Nous pouvons librement agir sur notre façon de voir la situation, à défaut de pouvoir agir sur la situation elle-même. Psychologiquement, cela fait une grande différence.
      Il existe d’autres pistes, comme de rechercher en dehors de la donnée d’entrée ce qui pourrait nous aider à nous sentir mieux. Comme par exemple, donner plus de place dans nos pensées et dans notre vie à ce qui nous fait du bien : en dehors du travail, quelles sont les sources de satisfaction et de bonheur dans notre vie ?
      J’espère, @Xavier, que ces quelques pistes vous aideront à mieux vivre cette période difficile. Bon courage.