Astuces pour être au top pendant vos présentations PowerPoint

Par le 21 février 2012

Vous utilisez régulièrement une présentation PowerPoint pour étayer un discours et renforcer son impact. Cependant, une manipulation hasardeuse de PowerPoint le jour « J » peut nuire à la réussite de votre intervention. Pour mettre toutes les chances de votre côté, voici quelques fonctionnalités astucieuses de PowerPoint, pas toujours très connues, mais particulièrement aidantes. Deux objectifs : naviguer avec aisance et fluidité entre vos diapositives et apporter le bon commentaire au bon moment.

Exploitez le mode « Présentateur »

Le mode « Présentateur » de PowerPoint propose des outils complémentaires, accessibles uniquement sur votre écran et invisibles par votre auditoire. Faciles d’utilisation, ces outils permettent de gagner en souplesse et réactivité lors de vos présentations.

Premier atout : le mode « Présentateur » permet d’afficher rapidement une diapositive ciblée grâce à des outils de navigation très pratiques. Les diapositives sont accessibles au bas de votre écran, sous forme de miniatures . En cliquant sur une miniature, vous activez la projection de la diapositive. Simultanément, les commentaires associés s’affichent sur votre écran mais restent invisibles à votre public. Vous pouvez grossir les caractères pour faciliter leur lecture. Idéal pour pallier aux « trous » de mémoire.

Deuxième atout : le mode « Présentateur » permet de mieux gérer votre timing car il donne en temps réel, le temps écoulé depuis le début de la présentation et l’heure courante.

Troisième atout : le mode « Présentateur » affiche la barre des tâches Windows, ce qui vous permet d’accéder à d’autres programmes, sites ou documents sans que votre public ne visualise vos manipulations.

Pour activer le mode « Présentateur » :

  • Branchez le vidéoprojecteur et sélectionnez l’affichage « Etendre ».

  • Dans l’onglet « Diaporama », groupe de commandes « Moniteurs », cochez « Utiliser le mode présentateur ».

  • Lancez l’exécution du diaporama (touche fonction F5).

Remarque : pour saisir les commentaires associés à une diapositive, affichez la diapositive en affichage « Normal » et cliquez dans la zone « Cliquer pour ajouter des commentaires ».

Maîtrisez les raccourcis clavier

Les raccourcis clavier peuvent être utilisés avec ou sans le mode  « Présentateur ». Ils permettent également d’être plus réactif pendant votre intervention. Par exemple, vous pouvez inhiber l’écran sans mettre en veille le vidéoprojecteur : utilisez Ctrl + N pour obtenir un écran noir ou Ctrl + B pour un écran blanc. Vous pouvez afficher une diapositive ciblée en tapant son numéro suivi de la touche « Entrée ». Par exemple, en tapant « 1 » suivi de la touche « Entrée », vous affichez la première diapositive de votre présentation. Vous pouvez également afficher la barre des tâches de Windows pour accéder à d’autres programmes, sites ou documents avec le raccourci clavier Ctrl + T.

Les raccourcis clavier sont également très utiles si vous utilisez des vidéos. Alt + C permet de commuter entre le mode lecture et le mode pause. Très pratique si vous souhaitez suspendre l’exécution d’une vidéo pour la reprendre ensuite. Alt + flèches vers le bas ou vers haut permettent de baisser ou d’augmenter le son et Alt + U active ou désactive le son.

Transformez votre SmartPhone en télécommande

Enfin, si vous souhaitez vous déplacer plus librement pour être plus proche de votre public, vous pouvez transformer votre SmartPhone en télécommande PowerPoint. Inutile de rester à proximité de votre ordinateur pour faire avancer les diapositives ou pour accéder aux commentaires associés. Vous pilotez les deux sur … l’écran de votre téléphone !

Plusieurs applications gratuites ou partiellement payantes vous offrent cette possibilité. A titre d’exemple, voici l’écran que j’obtiens avec l’application PowerPoint Remote de Logitec. Il suffit d’installer l’application sur votre smartphone, une autre application sur votre ordinateur et les deux appareils dialoguent par Wifi.

Je vous souhaite de prendre du plaisir lors de vos prochaines présentations ! Et vous invite à lire ou relire, sur ce blog, les conseils précieux de Pia Martin

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Katia Il y a 3 années (09h27)

Merci Pia pour ces astuces qui vont me faire gagner un temps précieux sur la préparation de mes réunions. Je pense particulièrement au mode "Présentateur" qui me permettra de gagner encore plus en assurance... un petit trou de mémoire et hop un œil sur ma page de commentaires ni vu
ni connu pour mon auditoire et en plus c'est environnemental, plus besoin de les imprimer :-) Lire la suite

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    Pia Martin

    Pia Il y a 3 années (10h26)

    Merci à toi. Moi aussi je vais utiliser le mode "présentateur". C'est plus "pro"...

Jean-Pierre Testa

Jean-Pierre Il y a 3 années (11h31)

Merci. C'est top ! Je vais adopter le mode présentateur "pro" lors de ma prochaine présentation.

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Pia Martin

Pia Il y a 3 années (11h44)

Merci Jean Pierre. C'est grâce à Hélène qui nous fait partager toutes ses ficelles !!

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Hélène Tellitocci

Hélène Il y a 3 années (10h04)

Je suis ravie que mon billet vous ait convaincu du mode "Présentateur" et souhaite que vos présentations en soient dynamisées !!

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Amelie Il y a 3 années (11h50)

Bonjour, J'aimerai bien utliser le mode présentateur de powerpoint mais cependant lorsque j'essaye de l'activer, un message s'affiche : Cette fonction nécéssite plusieurs moniteur, or un seul moniteur a été détecté. En essayant de modifier ça dans les paramètres de mon pc, je me rends compte qu'il n'a a qu'un seul moniteur
de disponible donc j'aimerai savoir s'il existe un logiciel capable de générer un second moniteur ou tout simplement capable de pouvoir diviser l'écran en deux parties, car sans ça je ne peux malheureusement pas passer en mode présentateur... Si jamais vous avez des solutions à ce sujet, je vous en remercie d'avance Amélie Lire la suite

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Hélène Tellitocci

Hélène Il y a 3 années (14h31)

Bonjour Amélie, Pour pouvoir utiliser le mode présentateur sans avoir branché un vidéoprojecteur, il faut malgré tout activer le mode d'affichage étendu. Pour cela, maintenez la touche "Fenêtre Windows" enfoncée et appuyer sur la touche "P" puis sélectionnez l'affichage "Etendre". Normalement, suite à cette manipulation, vous pouvez activer le mode présentateur. Pensez, par
la suite, à réactiver le mode d'affichage "Ordinateur uniquement". Souhaitant vous avoir apporté une solution Lire la suite

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Amélie Il y a 3 années (16h00)

Bonjour Hélène, Merci beaucoup pour votre réponse, j'ai fait la manipulation et cliqué sur le mode "étendre" mais lorsque que je vais dans powerpoint ça me marque toujours le même message d'erreur lorsque je clique sur le mode présentateur. Peut être que mon ordi n'est pas compatible (ce n'est pas un
pc portable). Mais lorsqu'on branche le vidéoprojecteur et qu'on passe en mode présentateur sur powerpoint, est ce qu'on aura directement le powerpoint projeté via le vidéoprojecteur et les commentaires uniquement visibles sur l'ordinateur ? Ou y a t'il une manipulation spéciale à faire avant pour avoir nos commentaires uniquement visibles sur notre pc ? En vous remerciant d'avance pour votre réponse Amélie Lire la suite

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Hélène Tellitocci

Hélène Il y a 3 années (21h07)

Bonjour Amélie, Je peux difficilement répondre à votre question car cela dépend de votre PC et de sa configuration. En tout cas, cette manipulation est accessible depuis un PC portable ou un PC fixe à condition qu'il prenne en charge des écrans multiples (au moins 2). Cette prise en
charge est aujourd'hui intégrée à la plupart des ordinateurs de bureau. Si ce n'est pas le cas, il faut alors 2 cartes vidéos pour que cela fonctionne. Je vous invite à contacter votre DSI pour trouver une solution. Bien cordialement Hélène Lire la suite

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Amelie Il y a 3 années (11h06)

Bonjour, J'ai réussi à faire la manipulation sur un autre ordinateur, celui sur lequel j'essayais doit sans doute ne pas prendre en charge les écrans multiples. En tout cas merci pour vos explications, c'est vraiment très utile pour les présentations powerpoint :) Cordialement, Amelie

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